لماذا يجب حماية المستندات المهمة؟

نحن نعيش في مجتمع مليء بالوثائق والمسارات الورقية والسجلات، سواء كانت في أيدي القطاع الخاص أو في المجال العام.وفي نهاية المطاف، يجب حماية هذه السجلات من جميع أشكال المخاطر، سواء كانت من السرقة أو الحريق أو الماء أو غيرها من أنواع الحوادث العرضية.ومع ذلك، يقلل الكثير من الأشخاص من أهمية المستندات المختلفة المتوفرة لديهم لأنهم يعتقدون أنها إما قابلة للاستبدال أو الاسترداد ويمكنهم الحصول عليها مرة أخرى من السجلات التجارية العامة أو سجلات الشركة.وهذا أبعد ما يكون عن الحقيقة، فالحقيقة هي أن التكلفة أو تكلفة الفرصة البديلة لاستبدال أو استرداد هذه المستندات تفوق بكثير تكلفة الحماية بطريقة مناسبة.حاوية تخزين مقاومة للحريق or آمنة ضد الحريق ومقاومة للماء.سنستعرض أدناه بعض الأمثلة على المستندات التي قد تكون في متناول يدك وتكلفة استبدالها أو استعادتها في حالة تلفها أو تحولها إلى رماد أثناء الحريق!

(1) البيانات المصرفية والسجلات المالية

هذه هي السجلات الأبسط نسبيًا التي يمكن الحصول عليها من البنك أو المؤسسات المالية ذات الصلة، وفي أغلب الأحيان أم لا، فإن أولئك الذين يستخدمون الخدمات المصرفية عبر الإنترنت قد تخلصوا بالفعل من السجلات الورقية.ومع ذلك، إذا كانت لديك أي معلومات ذات صلة مكتوبة، فيجب حمايتها وإلا فقد يكون من الصعب عليك تذكر الوصول الضروري، مما قد يسبب قدرًا لا بأس به من المتاعب للحصول عليها مرة أخرى

(2) وثائق التأمين

في كثير من الأحيان أم لا، يجب الاحتفاظ بهذه المستندات في متناول اليد حيث ستكون هناك حاجة إليها للمطالبات في حالة وقوع حوادث.ومع ذلك، فإن عدم الحماية بشكل صحيح سوف يسبب قدرًا كبيرًا من المتاعب عندما تحتاج إلى هذه السياسات.عند تقديم المطالبات إلى شركات التأمين، فإنها ستطلب الكثير من المعلومات التي تحتوي عليها هذه المستندات، بما في ذلك أرقام البوليصة والأسماء ونوع البوليصة المستخدمة كما أنها تحتوي على الكثير من التفاصيل المتعلقة بمدى المطالبات المسموح بها في التأمين الخاص بك سياسة.إن الاضطرار إلى متابعة عملية الحصول على هذه السياسات أو نسخ من هذه السياسات سيؤدي إلى تأخير وإطالة عملية الضرر التي يمر بها الشخص عند وقوع حادث.

(3) سندات الملكية والسجلات التاريخية

هذه هي واحدة من أهم السجلات أو المستندات التي يحتفظ بها الأشخاص في الملف.يمكن لأولئك الذين لديهم إمكانية الوصول إلى صندوق ودائع آمن في البنك أن يختاروا وضعه هناك، ولكن في كثير من الأحيان أم لا، يتم تخزينها في المنزل.تعتبر هذه المستندات ذات قيمة كبيرة لصاحب الملكية ولكنها ليست عرضة للسرقة ولكن تدميرها في النار قد يكون أمرًا لا يمكن تعويضه أو مكلفًا للغاية لاستعادة المستندات.تشمل التكلفة المترتبة على ذلك الوقت والمال، خاصة إذا كانت السجلات تتعلق بمؤسسات خارجية وستكون عملية إثبات الهوية والملكية مملة ويمكن أن تدفع الشخص إلى الجنون.

ما ورد أعلاه مجرد أمثلة على مدى تكلفة استرداد المستندات التالفة أو التالفة، من حيث الوقت والمال.هناك أيضًا الاضطراب العاطفي الذي يأتي مع فقدان السجلات والمرور بعملية استبدالها (إذا كانت قابلة للاستبدال) أو إذا كان لا يمكن استبدالها، الندم العميق لعدم حمايتها بشكل صحيح في المقام الأول.وعلى كلا جانبي الميزان، فإن تكلفة الحصول على مخزن مناسب مقاوم للحريق يمكنه الحماية من مخاطر الحريق والفوائد الإضافية لحماية المياه تفوق بكثير عواقب عدم الحماية.إنها مثل بوليصة التأمين أو خطة طب الأسنان، لديك واحدة ولكنك لا ترغب في التعرض لحادث ولكنك تريد أن تكون قادرًا على الحصول على واحدة للمساعدة عند الحاجة إلى مطالبة.ولذلك، يجري إعداد معآمنة مقاومة للحريقهو الحل الأفضل لحماية ما هو أكثر أهمية.